Projektname Implementierung des neuen Leasingstandards (IFRS 16)

 

Unternehmen Tochtergesellschaft einer großen deutschen Universalbank
Branche Banken/Finanzbranche
Umsatz k. A.
Mitarbeiterzahl k. A,
Eigener Verantwortungsbereich
Umsatz/Budget Projektbudget
Mitarbeiterzahl Projektteam

 

Anlass für den Auftrag
  • Sicherstellung Compliance, d.h. Umsetzung der neuen Rechnungslegungsstandards zur Leasingbilanzierung spätestens für Geschäftsjahre ab 1. Januar 2019
  • Spezifische Expertise im Projekt- und Change-Management sowie personelle Ressourcen fehlten, um das Projekt allein erfolgreich umsetzen zu können
Situation im Unternehmen
  • Die Privatkunden-, Geschäfts- und Firmenkundenbank stand vor der Verschmelzung mit der Muttergesellschaft
  • Gemeinschaftsprojekt unter Führung der Muttergesellschaft
Auftraggeber Gesellschafter
Eigene Rolle
  • Berater der Grundsatzabteilung Finanzen, Rechnungswesen und Steuern bei der Implementierung der neuen Leasingbilanzierung im Konzern
  • Stellvertretender Projektleiter
Auftrag
  • Sicherstellung, dass die bilanziellen Anforderungen des IFRS 16 Lease (bzw. US-GAAP ASC 842) erfüllt werden
  • Auswahl und Implementierung einer Lease-Accounting Software, die eine zutreffende Leasingbilanzierung nebst -Reporting nach IFRS und HGB gewährleistet
  • Bestmögliche Einbindung der neuen “Lease Application“ in die bestehende IT-Systemlandschaft und die Unternehmensorganisation
  • Realisierung der kostengünstigsten Lösung unter Berücksichtigung von Implementierungskosten, laufender Kosten und Transaktionskosten
Maßnahmen Projektorganisation

  • Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
  • Aufstellung einer Projektorganisation

Bereichsübergreifende Workshops

  • Schaffung von Verständnis für die neue Rechnungslegung
  • Sammlung unternehmensinterner Informationen

Transparenz

  • Schaffung von Transparenz für alle bestehenden Leasing-/Mietverträge („Vollständigkeit“)
  • Aufbau stabiler und qualitätsgesicherter Daten

Projektplanung

  • Erstellung detaillierte Projektplanung unter Berücksichtigung von Restriktionen
  • Erstellung eines Projektbudgets und von Präsentationen für diverse Entscheidungsgremien

Vertragsmanagement-Prozesse

  • Ist-Aufnahme bestehender Prozesse nach Clustern
  • B. Immobilien, Fahrzeuge, IT
  • Modellierung des zukünftigen Leasingprozesses

Optimierung der IT-Zielstruktur

  • Analyse der bestehenden IT-Systemlandschaft, der Prozesse und der Datenlage
  • Beratung beim Design des “Target Architecture Model“

Schnittstellen

  • Identifikation von Schnittstellen zu allen betroffenen Unternehmensbereichen
  • Technische Anbindung externer Dienstleister an IFRS 16-relevante Daten (Inbound) sowie nachgelagerte Abteilungen, z. B. F&A (Outbound)

Lease Application

  • Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung

Vertragsanalyse

  • Analyse des Leasingportfolios, Aufteilung in Cluster
  • Identifikation eingebetteter Leasingverhältnisse (“embedded leases“)

Wahlrechte

  • Beratung in Bezug auf bilanzpolitische Entscheidungen
  • B. short-term leases, low-value assets, Zinssätze, Behandlung konzerninterner Sachverhalte

Reporting

  • Anpassung konzerninternes Reporting
  • B. Kontenpläne, Smart Notes, Package, Budget, Kennzahlen

Datenfeldmodell

  • Identifikation relevanter Datenpunkte (sowie Datenlücken) für das Datenfeldmodell in SAP RE-FX FL

Datenmigration

  • Migration relevanter Datenpunkte aus unterschiedlichen Vorsystemen in die Leasing-Applikation

Fachkonzepte

  • Strukturierung neuer Anforderungen
  • B. neue Buchungslogik, Anlagenbuchhaltung, Kontierungspläne, Anpassung der Konzernbilanzierungsrichtlinie

Audit

  • Betreuung der projektbegleitenden Prüfung durch den Konzernabschlussprüfer
  • Umsetzungskonzept, Änderungen internes Kontrollsystem und internes Kontrollumfeld

Test-Management

  • Zusammenstellung exemplarischer Testfälle
  • Koordinierung der Test-Phase bis zum erfolgreichen User Acceptance Test

Schulungen

  • Schulung betroffener Mitarbeiter zur korrekten Umsetzung des neuen E2E-Leasingprozesses
Ergebnisse
  • Sicherstellung Compliance, d.h. gesetzeskonforme Implementierung der neuen Leasingbilanzierung im Konzern
  • Orchestrierung sämtlicher Teilprojekte und Herstellung einer „gesunden“ Balance zwischen Nutzen und Kosten
  • Realisierung von Kostensenkungspotentialen durch Implementierung eines optimierten E2E-Leasingprozesses
  • Realisierung weiterer Vorteile aus der Umstellung:
    • Systematische Inventarisierung der Leasingverträge nebst Re-Design dazugehöriger Abläufe und Prozesse
    • Mehr Transparenz im Unternehmen
    • Chance zur Aushandlung vorteilhafterer Einkaufskonditionen bzw. zur Neuverhandlung von Rahmenverträgen bei Leasinggesellschaften
    • Digitalisierung und elektronische Übermittlung relevanter Informationen
    • Höhere Transparenz über genutztes (oder ungenutztes) Vermögen
Besonderheit
  • Die Implementierung von IFRS 16 ist kein „Spezialisten-Projekt“, da der Accounting-Change und die notwendigen Änderungen der Prozesse Auswirkungen auf fast alle Unternehmensbereiche haben
  • Es kommt daher auf echtes Change-Management an, um die Anforderungen an die neue Leasingbilanzierung systematisch und effizient umzusetzen