| Anlass für den Auftrag |
- Sicherstellung Compliance, d.h. Umsetzung der neuen Rechnungslegungsstandards zur Leasingbilanzierung spätestens für Geschäftsjahre ab 1. Januar 2019
- Spezifische Expertise im Projekt- und Change-Management sowie personelle Ressourcen fehlten, um das Projekt allein erfolgreich umsetzen zu können
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| Situation im Unternehmen |
- Die Privatkunden-, Geschäfts- und Firmenkundenbank stand vor der Verschmelzung mit der Muttergesellschaft
- Gemeinschaftsprojekt unter Führung der Muttergesellschaft
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| Auftraggeber |
Gesellschafter |
| Eigene Rolle |
- Berater der Grundsatzabteilung Finanzen, Rechnungswesen und Steuern bei der Implementierung der neuen Leasingbilanzierung im Konzern
- Stellvertretender Projektleiter
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| Auftrag |
- Sicherstellung, dass die bilanziellen Anforderungen des IFRS 16 Lease (bzw. US-GAAP ASC 842) erfüllt werden
- Auswahl und Implementierung einer Lease-Accounting Software, die eine zutreffende Leasingbilanzierung nebst -Reporting nach IFRS und HGB gewährleistet
- Bestmögliche Einbindung der neuen “Lease Application“ in die bestehende IT-Systemlandschaft und die Unternehmensorganisation
- Realisierung der kostengünstigsten Lösung unter Berücksichtigung von Implementierungskosten, laufender Kosten und Transaktionskosten
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| Maßnahmen |
Projektorganisation
- Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
- Aufstellung einer Projektorganisation
Bereichsübergreifende Workshops
- Schaffung von Verständnis für die neue Rechnungslegung
- Sammlung unternehmensinterner Informationen
Transparenz
- Schaffung von Transparenz für alle bestehenden Leasing-/Mietverträge („Vollständigkeit“)
- Aufbau stabiler und qualitätsgesicherter Daten
Projektplanung
- Erstellung detaillierte Projektplanung unter Berücksichtigung von Restriktionen
- Erstellung eines Projektbudgets und von Präsentationen für diverse Entscheidungsgremien
Vertragsmanagement-Prozesse
- Ist-Aufnahme bestehender Prozesse nach Clustern
- B. Immobilien, Fahrzeuge, IT
- Modellierung des zukünftigen Leasingprozesses
Optimierung der IT-Zielstruktur
- Analyse der bestehenden IT-Systemlandschaft, der Prozesse und der Datenlage
- Beratung beim Design des “Target Architecture Model“
Schnittstellen
- Identifikation von Schnittstellen zu allen betroffenen Unternehmensbereichen
- Technische Anbindung externer Dienstleister an IFRS 16-relevante Daten (Inbound) sowie nachgelagerte Abteilungen, z. B. F&A (Outbound)
Lease Application
- Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung
Vertragsanalyse
- Analyse des Leasingportfolios, Aufteilung in Cluster
- Identifikation eingebetteter Leasingverhältnisse (“embedded leases“)
Wahlrechte
- Beratung in Bezug auf bilanzpolitische Entscheidungen
- B. short-term leases, low-value assets, Zinssätze, Behandlung konzerninterner Sachverhalte
Reporting
- Anpassung konzerninternes Reporting
- B. Kontenpläne, Smart Notes, Package, Budget, Kennzahlen
Datenfeldmodell
- Identifikation relevanter Datenpunkte (sowie Datenlücken) für das Datenfeldmodell in SAP RE-FX FL
Datenmigration
- Migration relevanter Datenpunkte aus unterschiedlichen Vorsystemen in die Leasing-Applikation
Fachkonzepte
- Strukturierung neuer Anforderungen
- B. neue Buchungslogik, Anlagenbuchhaltung, Kontierungspläne, Anpassung der Konzernbilanzierungsrichtlinie
Audit
- Betreuung der projektbegleitenden Prüfung durch den Konzernabschlussprüfer
- Umsetzungskonzept, Änderungen internes Kontrollsystem und internes Kontrollumfeld
Test-Management
- Zusammenstellung exemplarischer Testfälle
- Koordinierung der Test-Phase bis zum erfolgreichen User Acceptance Test
Schulungen
- Schulung betroffener Mitarbeiter zur korrekten Umsetzung des neuen E2E-Leasingprozesses
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| Ergebnisse |
- Sicherstellung Compliance, d.h. gesetzeskonforme Implementierung der neuen Leasingbilanzierung im Konzern
- Orchestrierung sämtlicher Teilprojekte und Herstellung einer „gesunden“ Balance zwischen Nutzen und Kosten
- Realisierung von Kostensenkungspotentialen durch Implementierung eines optimierten E2E-Leasingprozesses
- Realisierung weiterer Vorteile aus der Umstellung:
- Systematische Inventarisierung der Leasingverträge nebst Re-Design dazugehöriger Abläufe und Prozesse
- Mehr Transparenz im Unternehmen
- Chance zur Aushandlung vorteilhafterer Einkaufskonditionen bzw. zur Neuverhandlung von Rahmenverträgen bei Leasinggesellschaften
- Digitalisierung und elektronische Übermittlung relevanter Informationen
- Höhere Transparenz über genutztes (oder ungenutztes) Vermögen
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| Besonderheit |
- Die Implementierung von IFRS 16 ist kein „Spezialisten-Projekt“, da der Accounting-Change und die notwendigen Änderungen der Prozesse Auswirkungen auf fast alle Unternehmensbereiche haben
- Es kommt daher auf echtes Change-Management an, um die Anforderungen an die neue Leasingbilanzierung systematisch und effizient umzusetzen
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