Implementierung des neuen Leasingstandards (IFRS 16)

• Führung des nationalen Projektteams der Deutsche Postbank AG, ca. 10 FTE

• Sicherstellung Compliance, d.h. Umsetzung der neuen Rechnungslegungsstandards zur Leasingbilanzierung spätestens für Geschäftsjahre ab 1. Januar 2019
• Spezifische Expertise im Projekt- und Change-Management sowie insbesondere personelle Ressourcen fehlten, um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können
• Enge Zusammenarbeit mit der Leitung des Gemeinschaftsprojekts unter der Federführung der Deutsche Bank AG

• Die Deutsche Postbank AG stand vor der Verschmelzung mit der Muttergesellschaft Deutsche Bank AG

• Berater der Grundsatzabteilung Finanzen, Rechnungswesen und Steuern; formal stellvertretender Projektleiter

• Sicherstellung, dass die bilanziellen Anforderungen des IFRS 16 Lease (bzw. US-GAAP ASC 842) erfüllt werden
• Auswahl und Implementierung einer Lease-Accounting Software, die eine zutreffende Leasingbilanzierung nebst Reporting nach IFRS und HGB gewährleistet
• Bestmögliche Einbindung der neuen “Lease Application“ in die bestehende IT-Systemlandschaft und die Unternehmensorganisation
• Realisierung der kostengünstigsten Lösung unter Berücksichtigung von Implementierungskosten, laufender Kosten und Transaktionskosten
• Implementierung wirksamer interner Kontrollen über die Bandbreite des gesamten E2E-Leasingprozesses
• Hauptansprechpartner des Konzernabschlussprüfers im Rahmen der projektbegleitenden Prüfung

• Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt
• Aufstellung einer Projektorganisation

Bereichsübergreifende Workshops

• Schaffung von Verständnis für die neue Rechnungslegung
• Sammlung unternehmensinterner Informationen

Transparenz

• Schaffung von Transparenz für alle bestehenden Leasing-/Mietverträge („Vollständigkeit“)
• Aufbau verlässlicher und qualitätsgesicherter Daten

Projektplanung

• Erstellung detaillierte Projektplanung unter Berücksichtigung von Restriktionen
• Erstellung eines Projektbudgets und von Präsentationen für diverse Entscheidungsgremien

Vertragsmanagement-Prozesse

• Ist-Aufnahme bestehender Prozesse nach Clustern, z. B. Immobilien, Fahrzeuge, IT
• Modellierung des zukünftigen Leasingprozesses

Optimierung der IT-Zielstruktur

• Analyse der bestehenden IT-Systemlandschaft, der Prozesse und der Datenlage
• Beratung beim Design des “Target Architecture Model“

Schnittstellen

• Identifikation von Schnittstellen zu allen betroffenen Unternehmensbereichen
• Technische Anbindung externer Dienstleister an IFRS 16-relevante Daten (Inbound) sowie nachgelagerte Abteilungen, z. B. F&A (Outbound)

Lease Application

• Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung

Vertragsanalyse

• Analyse des Leasingportfolios, Aufteilung in Cluster
• Identifikation eingebetteter Leasingverhältnisse (“embedded leases“)

Bilanzierungswahlrechte

• Beratung in Bezug auf bilanzpolitische Entscheidungen, z. B. short-term leases, low-value assets, Zinssätze, Behandlung konzerninterner Sachverhalte

Reporting

• Anpassung konzerninternes Reporting, z. B. Kontenpläne, Smart Notes, Package, Budget, Kennzahlen

Datenfeldmodell

• Identifikation relevanter Datenpunkte (sowie Datenlücken) für das Datenfeldmodell in SAP RE-FX FL

Datenmigration

• Migration relevanter Datenpunkte aus unterschiedlichen Vorsystemen in die Leasing-Applikation

Fachkonzepte

• Strukturierung neuer Anforderungen, z. B. neue Buchungslogik, Anlagenbuchhaltung, Kontierungspläne, Anpassung der Konzernbilanzierungsrichtlinie

Audit

• Betreuung der projektbegleitenden Prüfung durch den Konzernabschlussprüfer
• Umsetzungskonzept, Änderungen internes Kontrollsystem und internes Kontrollumfeld

Test-Management

• Zusammenstellung exemplarischer Testfälle
• Koordinierung der Test-Phase bis zum erfolgreichen User Acceptance Test

Schulungen

• Schulung betroffener Mitarbeiter zur korrekten Umsetzung des neuen E2E-Leasingprozesses

2.) Orchestrierung sämtlicher Teilprojekte und Herstellung einer „gesunden“ Balance zwischen Nutzen und Kosten

3.) Realisierung von Kostensenkungspotentialen durch Implementierung eines optimierten E2E-Leasingprozesses

4.) Realisierung weiterer Vorteile aus der Umstellung:

• Systematische Inventarisierung der Leasingverträge nebst Re-Design dazugehöriger Abläufe und Prozesse
• Mehr Transparenz im Unternehmen
• Chance zur Aushandlung vorteilhafterer Einkaufskonditionen bzw. zur Neuverhandlung von Rahmenverträgen bei Leasinggesellschaften
• Digitalisierung und elektronische Übermittlung relevanter Informationen
• Höhere Transparenz über genutztes (oder ungenutztes) Vermögen
• Optimierung der Leasing-Organisation und der IT-Systemlandschaft

• Bei der Implementierung der neuen Standards zur Leasingbilanzierung handelt es sich um kein „Spezialisten-Projekt“, sondern um einen Paradigmenwechsel
• Der „Accounting-Change“ erfordert die Modellierung und Implementierung neuer Vertragsmanagement- und Leasing-Prozesse und hat erhebliche Auswirkungen auf Finanzkennzahlen und fast alle Unternehmensbereiche
• Es kommt daher auf echtes Change-Management an, um die Anforderungen an die neue Leasingbilanzierung systematisch und effizient umzusetzen