Heinz Rotzoll - Einführung eines Net Working Capital Management Ansatzes

Projektname

Internationaler Logistikkonzern (Private Equity) – Optimierung des Net Working Capital

Unternehmen	Internationaler Logistikkonzern
Branche	Kontraktlogistik, Luft- und Seefracht, Private-Equity-Gesellschafter; in D/A/CH: 8 Gesellschaften und 60 Standorte in Central Europe
Umsatz	€ 380 Mio.
Mitarbeiterzahl	ca. 2.900 Mitarbeiter
Eigener Verantwortungsbereich
Umsatz/Budget	Bereichsbudget ca. € 1,5 Mio.
Mitarbeiterzahl	Führung: 30 Mitarbeiter, davon 5 in direkter Berichtslinie SSC (Shared Service Center) Rechnungswesen Inland (Onshore SSC) SSC Rechnungswesen-Prozesse Indien (Offshore Accounting Factory)

Anlass für den Auftrag	Umsetzung einer Standardanforderung für ein großes, international agierendes Private-Equity-Portfoliounternehmen
Situation im Unternehmen	Post-Merger-Integrationsphase, Unternehmenszusammenschluss der Sparten Kontraktlogistik- und Luft- und Seefracht (weltweit) Hohe Verbindlichkeiten aus Kaufpreisfinanzierung Erfordernis der Einhaltung kreditvertraglicher Vereinbarungen (“covenants“) Notwendigkeit, NWC-Management unter eine zentrale Leitung zu stellen und erheblich zu verbessern
Auftraggeber	Private Equity Gesellschafter
Eigene Rolle	Leiter Finanzen (Prokurist) Central Europe
Auftrag	Implementierung eines unternehmensweiten Net Working Capital Management Ansatzes mit folgenden Zielen: Steigerung der Effizienz des im Umlaufvermögen gebundenen Kapitals (Net Working Capital, NWC) Sicherstellung der Einhaltung vertraglicher Vorgaben (“covenants”) aus Unternehmenskaufverträgen (Sale and Purchase Agreements, “SPA“) zur Cash-, EBITDA- und Net Working Capital (NWC) Performance Verbesserung der Cash Flows aus operativer Geschäftstätigkeit Senkung der Zinsbelastungen aus Kaufpreisverbindlichkeiten, Verbesserung Finanzergebnis
Maßnahmen	Entwicklung und Implementierung eines unternehmensweiten NWC Management Ansatzes Sensibilisierung der Organisation durch Aufklärungs- und Schulungsmaßnahmen Schaffung von Bewusstsein und erforderlicher Aufmerksamkeit für das Thema NWC (“awareness“) Aktives Forderungsmanagement, z. B. Verbesserung Mahnprozess, Verkürzung Zahlungsziele mit Kunden, Abschlags- und Anzahlungen Kreditorenmanagement, z. B. Optimierung strategischer Einkauf, Konzentration der Anzahl Lieferanten, Verlängerung Zahlungsziele, Optimierung Zahlungsläufe, Skonto-Zahlungen Messung, laufende Überwachung, Management des NWC
Ergebnisse	Cash-Management Sicherstellung, dass erforderliche liquide Mittel jederzeit in ausreichender Höhe zur Verfügung stehen Erfolgreiche Implementierung einer den zivilrechtlichen Vorschriften entsprechenden Cash-Pool-Organisation Etablierung einer zentralen Treasury-Funktion für die Unternehmen in Zentraleuropa Bereitstellung verlässlicher Cash-Planungen und termingerechtes Cash-Reporting Forderungsmanagement Sicherstellung vollständiger, periodengerechter, korrekter und vertragskonformer Abrechnungen der erbrachten Leistungen der Unternehmen in Zentraleuropa Steigerung der Kundenzufriedenheit durch Verbesserung der bestehenden Abrechnungsprozesse Erhebliche und nachhaltige Verbesserung relevanter Leistungskennzahlen (KPIs) Net Working Capital Management Nachhaltige, erfolgreiche Implementierung eines unternehmensweiten NWC-Management-Ansatzes Optimierung der NWC-Performance: Reduzierung des NWC innerhalb von zweieinhalb Jahren von EUR 25 Mio. auf nahezu null (“all time low“) Nachhaltig bessere Cash-Flows und Finanzergebnisse
Besonderheit	Die Implementierung eines NWC Management Ansatzes ist mit vielfältigen Schwierigkeiten verbunden Per Saldo geht die Verbesserung der eigenen NWC-Performance mit entsprechenden Verschlechterungen bei den Geschäftspartnern einher Effizientes NWC-Management sollte daher nachhaltig und mit Augenmaß durchgeführt werden Art der Unternehmensfinanzierung gewinnt in Zeiten restriktiverer Kreditvergabe durch Banken an Bedeutung

Besonderheiten im Hinblick auf die Art der Führung:

Ich habe für eine enge Zusammenarbeit und die Erzeugung eines „Wir-Gefühls“ gesorgt.

Klarstellung, dass die Implementierung eines NWC-Management-Ansatzes den Willen und die Fähigkeit erfordert, Geschäftsvorfälle nicht nur in den üblichen Kategorien der GuV (Aufwand/Ertrag) zu betrachten
Betrachtung der Geschäftsvorfälle zudem auch unter Cash-Gesichtspunkten (Zahlungsströme; Auszahlungen/Einzahlungen) erforderlich
Es handelt sich daher aus Unternehmenssicht um ein „gemeinsames Problem“, das nur gemeinsam gelöst werden kann
Wissensvermittlung, Bereitstellung von Präsentationen und Durchführung von Schulungen zum Thema NWC-Management
Herstellung und Pflege von Kontakten zu diversen Ansprechpartnern auf Konzern- und Unternehmensebene sowie zu den SSC auf Ebene der BPO-Service-Provider
Implementierung und Leitung regelmäßiger NWC-Calls zur Besprechung der Performance und zur Initiierung von Maßnahmen zur Verbesserung der KPIs

Ich habe regelmäßig Gespräche und Verhandlungen mit Business Partnern geführt.

Führen von Einzelgesprächen mit Führungskräften, Mitarbeitern und Geschäftspartnern
Mitarbeiter davon überzeugt, dass die Optimierung dieser Kennzahl von besonderer Bedeutung für die Finanzierung des Unternehmens ist
Leistung von Überzeugungsarbeit, Sinnvermittlung, Aufbrechen und Überwinden von z. T. erheblichen Widerständen bei Führungskräften und Mitarbeitern
Herausführung der Business Partner aus den jeweiligen Komfortzonen durch „aktives“ Net Working Capital Management
Sachbezogene und an Interessen orientierte Verhandlungsführung mit Geschäftspartnern

Ich habe über “Job Design & Assignment Control“ für Klarheit gesorgt.

Überprüfung der Aufbauorganisation, Aktualisierung von Stellenbeschreibungen sowie klare Zuordnung von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
Anpassung der Aufbauorganisation in Finance durch Implementierung neuer Funktionen: Treasury Manager / Billing & Accounts Receivables Manager
Übergabe und Förderung von Eigenverantwortung, Coaching und Einarbeitung

Ich habe die Rahmenbedingungen für Erfolg verbessert.

Schaffung eines Bewusstseins, Weckung von Aufmerksamkeit und Vermittlung von Kenntnissen und Verständnis zum Thema NWC (“Awareness“)
Schulungen und laufendes Coaching der Mitarbeiter
Vorgabe klarer Definitionen der Leistungskennziffern (KPIs) sowie Sicherstellung verlässlicher laufender Messungen der KPIs
Bereitstellung und Automatisierung von Reports in Bezug auf KPIs
Ergänzung der NWC Calls um einen Eskalationsprozesses, um das zeitnahe Ergreifen von Gegenmaßnahmen durch verantwortliche Personen sicherzustellen

Ich habe einen konstruktiven Umgang mit Stress und Konflikten gepflegt.

Der Umgang mit Großunternehmen (z. B. Dax-Unternehmen) ist aufgrund wirtschaftlicher Stärke und Komplexität mitunter schwierig
Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Optimierung von Auftrags- und Bestell- (“Order to Cash“) sowie Beschaffungsprozessen (“Procure to Pay“)
Agieren als „Vermittler“ zum Ausgleich gegenläufiger Interessen nach vernünftigen kaufmännischen Grundsätzen
Sorge getragen für Entspannung / Deeskalation in Stress- und Konfliktsituationen
Sachgerechte und an Interessen orientierte Verhandlungsführung zur Herbeiführung von Problemlösungen, z. B. Abstimmung Zahlungsvereinbarungen