Projektname Internationaler Logistikkonzern (Private Equity) –
Sicherstellung “Fast Close“ als Leiter Finanzen durch Prozessoptimierung und Neuorganisation der Abläufe

 

Unternehmen Internationaler Logistikkonzern
Branche Kontraktlogistik, Luft- und Seefracht, Private-Equity-Gesellschafter;  in D/A/CH: 8 Gesellschaften und 60 Standorte in Central Europe
Umsatz € 380 Mio. Umsatz
Mitarbeiterzahl ca. 2.900 Mitarbeiter
Eigener Verantwortungsbereich
Umsatz/Budget Bereichsbudget ca. EUR 1,5 Mio.
Mitarbeiterzahl Führung: 30 Mitarbeiter, davon 5 direkte Berichtslinie

 

Anlass für den Auftrag Sicherstellung “Fast Close“, d.h. beschleunigte Aufstellung, Prüfung und Offenlegung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen (IFRS/HGB)

  • Mangelnde Qualität der Abschlusszahlen und dadurch erhöhtes Risiko unternehmerischer Fehlentscheidungen
  • Nicht-Einhaltung vorgegebener Konzernberichtstermine
  • Probleme bzgl. der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
Situation im Unternehmen
  • Berichtstermin 5. Arbeitstag für den Vormonat
  • Dezentrale Struktur mit 8 rechtlichen Einheiten in 3 Ländern, 60 Standorten
  • Management-Reporting auf Basis von IFRS (International Financial Reporting Standards)
Auftraggeber Private Equity Gesellschafter
Eigene Rolle Leiter Finanzen (Prokurist) Central Europe
Auftrag Mit Fast Close die Abläufe für den Abschluss neu organisieren

  • Zusammenarbeit: Lieferung von Informationen zu spät/in schlechter Qualität
  • Datenschnittstellen: Zu viele/nicht optimal programmiert
  • Komplexitätsgrad: Zu hoch, intensive Kontroll- und Korrekturmaßnahmen
  • Zuständigkeiten: Z. T. unklare Verantwortlichkeiten/Vertretungsregelungen
  • Dokumente: Aufwendige Suche und Bereitstellung von Unterlagen
  • Bilanzpolitik: Erst zum Jahresabschlussstichtag möglich, unterjähriges Berichtswesen lieferte keine belastbaren Informationen
Maßnahmen
  • Verlagerung von Tätigkeiten vor den Bilanzstichtag, z. B. Lagebericht, Inventur, Pensionsrückstellungen
  • Optimierung des Abschlusserstellungsprozesses, z. B. Vorgabe einheitlicher Standards (z. B. Bilanzierungshandbuch, Kontenrahmen), Automatisierung, Schulung der Mitarbeiter, Optimierung der Informationsbeschaffung
  • Reduktion von Komplexität, z. B. Schaffung integrierter Systeme, Minimierung von Schnittstellen, Harmonisierung internes/externes Berichtwesen, Sicherstellung paralleler Rechnungslegung (IFRS/HGB); Bilanzierung laufender und latenter Steuern, Vereinfachung der Bewertung, Implementierung klarer Regeln zur Intercompany-Abstimmung
  • Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen
Ergebnisse
  • Verlässliche Einhaltung von Konzernberichtsterminen sowie gesetzlicher Aufstellungs-, Prüfungs- und Offenlegungsfristen
  • Ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Systemen, Rollen und Verantwortlichkeiten; Gestaltung des Abschlusses als “Non-Event“
  • Stärkung des Vertrauens unterschiedlicher Stakeholder in das Unternehmen
  • Kostensenkung und Qualitätssteigerung unternehmerischer Entscheidungen
Besonderheit keine

Besonderheiten im Hinblick auf die Art der Führung:

Ich sorge für bessere Zusammenarbeit durch die Erzeugung eines „Wir-Gefühls“.
  • Klarstellung, dass Abschlusserstellung ein „gemeinsames Problem“ aller involvierter Abteilungen und Personen ist
  • Aufgabe kann nur gemeinsam gelöst werden
Über “Job Design and Assignment Control“ sorge ich für Klarheit.
  • Überprüfung der Aufbauorganisation
  • Aktualisierung von Stellenbeschreibungen
  • Klare Zuordnung von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
  • Übergabe von Verantwortung / Förderung von Eigenverantwortung
Ich verbessere die Rahmenbedingungen für Erfolg.
  • Beseitigung technischer Probleme
  • Einführung besserer Systeme
  • Umsetzung wesentlicher Geschäftsprinzipien für schlanke Unternehmensführung (Lean-Management)
  • Reduktion von Komplexität
  • Schulungsmaßnahmen
Über „Schriftlichkeit“ steigere ich Qualität.
  • Einführung und Sicherstellung einer hochwertigen schriftlichen Kommunikation z.B. in Form von Bilanzierungshandbüchern, E-Mails, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen
  • Qualität der Abschlüsse sukzessive gesteigert
Ich fördere die Selbstverantwortung der Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter stärken durch „Übergabe“ von Zuversicht in ihr eigenes Können
  • Lösbarkeit von Aufgaben aufgezeigt
  • Zufriedenheit bei den Mitarbeitern erzeugt für ihre eigenen Anteile am Entwicklungs- und Veränderungsprozess (Bewusstsein geschaffen)
Ich führe regelmäßig strukturierte Mitarbeitergespräche.
  • Führen von Einzelgesprächen mit Mitarbeitern
  • Mitarbeiter davon überzeugt, dass Schwerpunkt der Optimierungspotentiale im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten eindeutig beim Faktor Qualität liegt
Ich pflege einen konstruktiven Umgang mit Stress und Konflikten.
  • konstruktives Herbeiführen von Klärungen und Entscheidungen
  • Sorge getragen für Entspannung / Deeskalation in Stress- und Konfliktsituationen
Implementierung Projekterfolgsrechnung als Interim CFOReferenzen