Heinz Rotzoll - Sicherstellung "Fast Close" durch Prozessoptimierung

Projektname	Sicherstellung “Fast Close“ als Leiter Finanzen durch Prozessoptimierung und Neuorganisation der Abläufe
Unternehmen	Internationaler Logistikkonzern (Private Equity)
Branche	Kontraktlogistik, Luft- und Seefracht, Private-Equity-Gesellschafter; in D/A/CH: 8 Gesellschaften und 60 Standorte in Central Europe
Umsatz	€ 380 Mio. Umsatz p.a.
Mitarbeiterzahl	ca. 2.900 Mitarbeiter
Eigener Verantwortungsbereich
Umsatz/Budget	Bereichsbudget ca. EUR 1,5 Mio.
Mitarbeiterzahl	Führung: 30 Mitarbeiter, davon 5 direkte Berichtslinie
Anlass für den Auftrag	Sicherstellung “Fast Close“, d.h. beschleunigte Aufstellung, Prüfung und Offenlegung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen (IFRS/HGB) in Bezug auf 8 Gesellschaften Mangelnde Qualität der Abschlusszahlen und dadurch erhöhtes Risiko unternehmerischer Fehlentscheidungen Nicht-Einhaltung vorgegebener Konzernberichtstermine Probleme bzgl. der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen
Situation im Unternehmen	Berichtstermin: 5. Arbeitstag des Folgemonats Dezentrale Struktur mit 8 rechtlichen Einheiten in 3 Ländern, 60 Standorten; heterogene, komplexe IT-Systemlandschaft Management-Reporting (“Primary GAAP”) auf Basis von IFRS (International Financial Reporting Standards)
Auftraggeber	Private Equity Gesellschafter
Eigene Rolle	Leiter Finanzen (Prokurist) Central Europe
Auftrag	Mit Fast Close die Abläufe für den Abschluss neu organisieren Zusammenarbeit: Lieferung von Informationen zu spät/in schlechter Qualität Datenschnittstellen: Zu viele/nicht optimal programmiert Komplexitätsgrad: Zu hoch, intensive Kontroll- und Korrekturmaßnahmen Zuständigkeiten: Z. T. unklare Verantwortlichkeiten/Vertretungsregelungen Dokumente: Aufwendige Suche und Bereitstellung von Unterlagen Bilanzpolitik: Erst zum Jahresabschlussstichtag möglich, unterjähriges Berichtswesen lieferte keine belastbaren Informationen
Maßnahmen	Verlagerung von Tätigkeiten vor den Bilanzstichtag, z. B. Lagebericht, Inventur, Pensionsrückstellungen Optimierung des Abschlusserstellungsprozesses, z. B. Vorgabe einheitlicher Standards (z. B. Bilanzierungshandbuch, Kontenrahmen), Automatisierung, Schulung der Mitarbeiter, Optimierung der Informationsbeschaffung Reduktion von Komplexität, z. B. Schaffung integrierter Systeme, Minimierung von Schnittstellen, Harmonisierung internes/externes Berichtwesen, Sicherstellung zeitlich paralleler Rechnungslegung (IFRS/HGB); Bilanzierung laufender und latenter Steuern, Vereinfachung der Bewertung, Implementierung klarer Regeln zur Intercompany-Abstimmung Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen
Ergebnisse	Verlässliche Einhaltung von Konzernberichtsterminen sowie gesetzlicher Aufstellungs-, Prüfungs- und Offenlegungsfristen Ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Systemen, Rollen und Verantwortlichkeiten; Gestaltung des Abschlusses als “Non-Event“ Stärkung des Vertrauens unterschiedlicher Stakeholder in das Unternehmen Kostensenkung und Qualitätssteigerung unternehmerischer Entscheidungen
Besonderheiten	Siehe oben: Situation im Unternehmen Komplexität des „institutionellen Rahmens“

Besonderheiten im Hinblick auf die Art der Führung:

Ich sorge für bessere Zusammenarbeit durch die Erzeugung eines „Wir-Gefühls“.

Klarstellung, dass Abschlusserstellung ein „gemeinsames Problem“ aller involvierter Abteilungen und Personen ist
Aufgabe kann nur gemeinsam gelöst werden

Über “Job Design and Assignment Control“ sorge ich für Klarheit.

Überprüfung der Aufbauorganisation/Aktualisierung von Stellenbeschreibungen
Klare Zuordnung von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten
Übergabe von Verantwortung/Förderung von Eigenverantwortung

Ich verbessere die Rahmenbedingungen für Erfolg.

Beseitigung technischer Probleme
Einführung verbesserter Systeme und Prozesse
Umsetzung wesentlicher Geschäftsprinzipien für schlanke Unternehmensführung (Lean-Management)
Reduktion von Komplexität
Schulungsmaßnahmen

Über „Schriftlichkeit“ und Dokumentation steigere ich Qualität

Einführung und Sicherstellung einer hochwertigen schriftlichen Kommunikation z.B. in Form von Bilanzierungshandbüchern, E-Mails, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen
Qualität der Abschlüsse sukzessive gesteigert

Ich fördere die Selbstverantwortung der Mitarbeiter.

Mitarbeiter stärken durch „Übergabe“ von Zuversicht in ihr eigenes Können
Lösbarkeit von Aufgaben aufgezeigt
Zufriedenheit bei den Mitarbeitern erzeugt für ihre eigenen Anteile am Entwicklungs- und Veränderungsprozess (Bewusstsein geschaffen)

Ich führe regelmäßig strukturierte Mitarbeitergespräche.

Führen von Einzelgesprächen mit Mitarbeitern
Mitarbeiter davon überzeugt, dass Schwerpunkt der Optimierungspotentiale im Spannungsfeld zwischen Zeit, Qualität und Kosten eindeutig beim Faktor Qualität liegt

Ich pflege einen konstruktiven Umgang mit Stress und Konflikten.

konstruktives Herbeiführen von Klärungen und Entscheidungen
Sorge getragen für Entspannung / Deeskalation in Stress- und Konfliktsituationen